Menschen empfinden To-do-Listen als Last. Ich wollte das ändern.

Das Projekt

Menschen empfinden To-do-Listen als Last. Ich wollte das ändern.

Das Problem

Die Sache ist die: Der Markt für Produktivitäts-Apps ist riesig. Todoist, Notion, TickTick, Any.do — alle mit Millionen Nutzern. Und trotzdem geben die meisten sie nach Wochen still auf.

Das Problem ist kein Funktionsmangel. Es ist das Gefühl, das diese Apps erzeugen. Aufgaben stapeln sich. Man öffnet die App, und statt Motivation starrt einen eine Wand aus Unerledigtem an. Das Gefühl, ewig hinterherzuhinken, ist kein Bug — es ist praktisch in das Design dieser Tools eingebacken. Sie sind gebaut, um Aufgaben zu verwalten — aber an den Gemütszustand des Nutzers hat niemand gedacht.

Obendrein bemerkte ich zwei wiederkehrende UX-Patterns, die es bei jedem untersuchten Konkurrenten schlimmer machten:

• Kontextverlust beim Moduswechsel — von der Aufgabenliste zum Kalender braucht es mehrere Taps, und angekommen hat man vergessen, woran man eigentlich arbeitete;
• Erledigte Aufgaben verschwinden einfach — statt Fortschrittsgefühl bekommt man einen leeren Bildschirm. Nicht gerade motivierend.

Die Zielgruppe machte alles noch konkreter: Frauen 25–45 in Kanada, technikaffin, auf persönliches Wachstum fokussiert. Sie brauchen keinen Corporate-Taskmanager. Sie brauchen etwas, das sich wie Teil ihres Lifestyles anfühlt.

Was Menschen wirklich brauchen (Jobs To Be Done)

Bevor ich irgendein UI anfasste, kartierte ich die echten Jobs, für die Menschen einen Planer „anheuern“.

Research und Benchmarks

Ich schaute bewusst über die To-do-Kategorie hinaus nach besseren UX-Patterns: Konkurrenten taugen als Feature-Referenz, aber die besten Interaktionsideen kamen woanders her.

• Eine Fitness-App lieferte die Idee der Homescreen-Anpassung — der Nutzer entscheidet, was dort lebt, erstellt eigene Ordner, wählt das Aussehen jeder Sektion. Voller Besitz des Raums.
• Eine Fokus-/Zeit-App zeigte, wie das Konzept „mit der App wachsen“ visuell funktioniert — satte Paletten, fließende Illustrationen, eine Tages-Timeline, die der Nutzer selbst baut. Auch die Social-Sharing-Mechanik war interessant.
• Eine All-in-one-App (Aufgaben + Mail + Kalender auf einem Screen, ohne Tab-Bar) brachte mich dazu, Moduswechsel zu minimieren. Ein Screen — alles zur Hand.
• Eine Meditations-App balancierte visuellen Reichtum und Usability perfekt, und ihr persönlicher Statistik-Screen wurde eine großartige Referenz dafür, Nutzer den Produktwert spüren zu lassen.

Der zentrale UX-Insight

Die meisten Apps mischen Routinen und Aufgaben in eine Liste — und genau daher kommt die kognitive Last.

Ich trennte sie in zwei parallele Ströme:

• Routine — dein wiederkehrender persönlicher Rhythmus. Der Morgenablauf, den du für dich selbst baust. Keine Verpflichtungen, nur Unterstützung: Erinnerung setzen oder komplett ignorieren. In der Routine-Spalte zeigt ein Zeit-Slider, wo du in deinem Tag stehst.
• Aufgaben — konkrete To-dos mit Modifikatoren: Zeit, Erinnerung, Kategorie, Wiederholung, Unteraufgaben.

Beide Ströme leben nebeneinander auf dem Homescreen und scrollen unabhängig. Das ist Thinkiis wichtigstes strukturelles Unterscheidungsmerkmal — alles andere im Design folgt daraus.

Branding

Bevor ich mich aufs finale Konzept festlegte, arbeitete ich drei Metaphern durch:

• Die Sanduhr — Thinkii spart Zeit und Nerven. Jeder kleine Schritt zählt. Jeden Tag 1% besser.
• Die Liste und die Pause — ein leeres Blatt, das der Nutzer auf seine Weise füllt. Gemeinsam wachsen.
• Das verspielte ii — lebe bunt, baue Routinen, die Energie geben.

Die Siegeridee kam aus dem Namen selbst. Die zwei Buchstaben „ii“ in Thinkii werden ganz natürlich zu Augen. Der Slogan: Keep an eye on things.

Es funktioniert auf drei Ebenen zugleich — Name, Logo und Bedeutung sind untrennbar. Solche Markenkohärenz lässt sich schwer vortäuschen.

Designsystem zuerst

Bevor ich die finalen Screens anfasste, sammelte ich Kundenfeedback und baute ein komplettes UI-Kit. Eine bewusste Entscheidung: Jede große Richtung war abgestimmt, bevor irgendetwas in Produktion ging. Keine vergebene Arbeit.

Das deckt das System ab:

• Das Kartensystem — das visuelle Herz der App. Aufgaben rendern als adaptive Karten mit 7 Modifikatoren (Kategorie, Notiz, Zeit, Erinnerung, Wichtigkeit, Wiederholung, Unteraufgabe). Die Typografie skaliert von 26px bei minimaler Info bis 16px für längere Texte. Wichtigkeits-Karten invertieren ins Dunkle — ein visuelles Prioritätssignal ohne Extra-Icons.
• Buttons — 4 Varianten × 3 Größen × volle Statusmatrix: hellgrün, weiß, dunkel, Outline.
• Farben — ein Token-System mit Transparenzstufen von /700 bis /100 für beide Grundfarben.
• Komponenten — Radiobuttons, Eingabefelder, das Suchfeld — jeder Zustand: leer, aktiv, gefüllt, deaktiviert.

Wireframes und Interaktionstests

Vor dem vollen UI durchlief ich eine Wireframe-Phase, um die Kerninteraktionen zu stresstesten — das Zwei-Spalten-Layout, Gesten vom Bildschirmrand, das Verhalten beim Abschließen von Aufgaben, die Beziehung zwischen Routine und Aufgaben.

Das war ein MVP. Formale Nutzertests machte ich nicht. Ich baute den Flow, nutzte ihn selbst und fragte immer wieder: Fühlt sich das natürlich an? Ergibt die Einhand-Geste Sinn? Hält die Informationshierarchie, wenn die Karten voll sind?

• Der Rand-Swipe zum Anlegen einer Aufgabe brauchte einen sichtbaren Hinweis — ohne ihn würden Nutzer ihn nie finden;
• Der Zwei-Spalten-Scroll war anfangs desorientierend, bis ich die Zeitnavigation (All / Today / Tomorrow) fest oben verankerte;
• Das Abschließen brauchte mehr Feedback als ein simples Zusammendrücken — die Interaktion musste sich bewusst anfühlen, nicht zufällig.

Sobald ein funktionierender Prototyp da war, gab ich ihn dem Kunden in die Hand. Nicht um die Visuals zu validieren — das kam später —, sondern um das Interaktionsmodell zu testen. Sind die Gesten intuitiv? Ergibt die Trennung Routine/Aufgaben in der Praxis Sinn? Fühlt sich das Anlegen einer Aufgabe schnell genug an?

Das Feedback des Kunden bestätigte die meisten meiner Hypothesen und brachte eine zentrale Korrektur: Die Abschluss-Geste musste eine einzelne, entschiedene Aktion sein — keine Zweideutigkeit, ob sie funktioniert hat. Das formte das finale Interaktionsmuster.

Menschen empfinden To-do-Listen als Last. Wie habe ich das geändert?

Ich traf fünf konkrete Designentscheidungen — jede zielt direkt auf die Angst, die typische To-do-Apps erzeugen.

Der Homescreen zeigt zwei parallele Spalten — heute links, morgen rechts. Man sieht beide Tage auf einmal, ohne Screen-Wechsel. Ein horizontaler Scroll näht Aufgaben und Kalender zu einer durchgehenden Leinwand, sodass sich Zeitplan und To-do-Liste nie wie getrennte Orte anfühlen. Und wenn heute überladen ist — zieh eine Aufgabe direkt von links nach rechts. Keine Menüs, kein Umplanungs-Flow, einfach verschieben.

Ich machte erledigte Aufgaben zu Schwung. Markiert man etwas als erledigt, fliegt die Karte nach oben aus dem Screen und füllt einen der Punkte im Fortschrittsraster — wie im Homescreen-Widget. Jede erledigte Aufgabe zündet einen weiteren Kreis. Je mehr man schafft, desto mehr flutet das Raster in Acid-Grün. Eine Kleinigkeit, die wirkt: Statt einer schrumpfenden Liste sieht man etwas wachsen. Der „noch eine“-Instinkt wird natürlich. Und wenn alles erledigt ist, gibt es einen echten Feiermoment statt eines leeren Bildschirms.

Ich nutzte die Bildschirmränder als Trigger. Swipe von oben — Aufgabe hinzufügen. Swipe von links — Profil öffnen. Kein Button-Suchen, keine Extra-Taps. Einhändig, auf jeder Handygröße, in jedem Kontext — und wenn Tippen nicht geht, diktiert man.

Acid-Limette und tiefes Oliv. Kategoriefarben, die man selbst wählt. Karten, die die Farbe der Kategorie erben. Die App sieht nicht wie ein Corporate-Tool aus — sie sieht aus wie deine.

Das Ergebnis — ein Planer, der mit deiner Energie arbeitet, nicht gegen sie.

Zentrale Screens und Entscheidungen

Homescreen

Der Splash-Screen begrüßt den Nutzer mit Namen auf Acid-Grün — die App kennt dich, bevor du irgendetwas getan hast.

Der erste Start ist ein Onboarding-Flow: Ich stelle die Kernfunktionen vor, zeige, wie die App funktioniert, und führe den Nutzer zur ersten Aktion. Kein leerer Bildschirm, keine Verwirrung.

Das Zwei-Spalten-Layout ist sofort sichtbar. Die Zeitnavigation (All / Today / Tomorrow) ist ein horizontaler Swipe, keine separaten Screens. Der Aufgabenzähler im Header zeigt den Fortschritt auf einen Blick.

„What you want to do?“ — Sprach- und Texteingabe von jedem Screen aus. Sprache ist besonders praktisch, wenn Tippen unbequem ist.

Eine Aufgabe anlegen

Der Nutzer beginnt nur mit einem Titel. Alles andere — Kategorie, Zeit, Erinnerung, Wichtigkeit, Wiederholung, Unteraufgaben — ist optional, als Tags unten im Formular. Keine Überladung, keine aufgezwungene Struktur.

Kategorien entstehen direkt im Flow: Farbe wählen, Namen tippen, speichern. Die Karte erbt automatisch die Kategoriefarbe. Spracheingabe wechselt mit einem Tap zu Text.

Kalender

Standardmäßig versteckt — Nutzer, die nicht in Daten denken, sehen ihn nie. Der Einstieg läuft über das Datums-Widget im Header. Verfügbar im hellen und dunklen (Oliv-)Theme. Punkte im Kalenderraster zeigen die Aufgabendichte, ohne jeden Tag zu öffnen.

Suche, Profil und Archiv

Zusammenarbeit mit dem Kunden

Jede große Richtung war vor der Umsetzung abgestimmt — so lieferte ich in 5 Wochen ein komplettes Produkt ohne schmerzhafte Nacharbeit.

So sah die Feedback-Schleife in der Praxis aus. Nach den ersten Konzepten kam der Kunde damit zurück:

„Das Abschließen einer Aufgabe soll ein Klick sein. Zum Beispiel ein Feuer-Emoji, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Diese Farben gefallen mir — der Kontrast mit Schwarz. Oberer Block: die heutigen Google-Calendar-Termine. Unterer Block: kommende Aufgaben der Woche. Pastellige Akzentfarben. Logo: ein verspieltes flüssiges ‚i‘ mit Augen.“

So konkretes, visuelles Feedback ist Gold. Es formte den dunklen Akzent für Erinnerungen, das Kategoriefarben-System, das Logo und die gesamte Homescreen-Struktur. Ich stritt nicht — ich lief damit los.

Das Ergebnis

Thinkii lebt auf thinkii.app mit zwei Tarifen:

• Free — Planung Today + Tomorrow, Running List, 5 Lebenskategorien, unbegrenzte Aufgaben, Fortschritts-Tracking;
• Plus ($4,99/Monat) — AI Voice-to-Task, Bulk Text-to-Task, wiederkehrende Aufgaben, Erinnerungen.

Meine Rolle

Art Director und UX/UI-Lead. Ich verantwortete:

• UX-Strategie: Informationsarchitektur und zentrale Interaktionsmuster;
• das Markenkonzept und Identitätssystem;
• den Aufbau des Designsystems von Grund auf;
• Kundenkommunikation und iterative Abstimmung;
• Art Direction der finalen Screens.

Dank ans Team

Lisa Furina, Daria Tukhtaniiazova, Anel Bulatova — danke für ein großartiges Projekt.